تقدم طريقة إعادة التنظيم مقاربة تدريجيية أي خطوة بخطوة لمساعدة أولئك الذين يعملون مع مجموعات المقمتنيات الثقافية والتراثية تساعدهم على إعادة تنظيم غرف التخزين الحالية الخاصة بهم، مع التركيز على الاستخدام الإبداعي والآمن للموارد الموجودة.
تتكون طريقة إعادة التنظيم من أربع مراحل:
- الشروع في العمل: خلق أفضل الظروف الممكنة لإعادة تنظيم التخزين بنجاح
- تقرير الحالة: توثيق حالة التخزين الحالية لتحديد التهديدات الرئيسية التي تؤثر على المجموعة.
- خطة العمل: تحديد المهام الضرورية ووضع جدول زمني للمشروع
- التنفيذ: تنفيذ خطة العمل وضمان المراقبة المستمرة
ولجعل إعادة تنظيم التخزين أكثر قابلية للإدارة، تتناول طريقة إعادة التنظيم المجالات الأربعة الرئيسية للمسؤولية المرتبطة بالتخزين:
- التجميع: جمع المعلومات لتحسين القرارات المتعلقة بالمساحة واحتياجات المعدات.
- الأثاث والمعدات الصغيرة: تقييم الأثاث والمعدات الحالية ، واحتياجات تخزين المجموعات بشكل أفضل .
- المبنى والمساحة: تحديد مخاطر التجميع في المبنى وتحديد ما إذا كانت المساحة آمنة وكافية أو ما إذا كان ينبغي إيجاد حلول بديلة.
- الإدارة: تدقيق السياسات والإجراءات وتحديد الأدوار والمسؤوليات.
إن كل ما تحتاج إليه المتاحف لتنفيذ مشروع إعادة التنظيم الخاص بها مضمّن في مجموعة أدوات إعادة التنظيم:
- أداة التقييم الذاتي، والتي تقدّم لمحة سريعة عن القضايا الرئيسية التي تؤثر على وظائف غرفة (غرف) التخزين بالمتحف.
- كتاب العمل، الذي يحتوي على جميع التعليمات الأساسية خطوة بخطوة التي سيتمّ تطبيقها على معظم مشاريع إعادة التنظيم.
- أوراق العمل، التي تلتقط جميع المعلومات الأساسية في التحضير لمشروع إعادة تنظيم التخزين .
- الموارد الإضافية، وهي التي توفّـر المزيد من الأدوات والإرشادات لحالات محدّدة.
كيف تبدأون,شاهد هذا الفيديو من إنتاج معهد الحفظ الكندي :