Titre du poste: Assistant de bureau

Type d'emploi: Poste d'employé

Grade: GS-4

Lieu d'affectation: Rome, Italie

Unité: Bureau du directeur général

Type de contrat: à durée déterminée (avec possibilité de renouvellement uniquement sous réserve de la disponibilité de contributions volontaires)

Durée du contrat: Un an (période probatoire de six mois)

Date de clôture: 30-NOV-2024 (11:59 PM CET Time)

Aperçu des fonctions du poste

Le Bureau du directeur général est responsable de la mise en œuvre de la mission et de la vision de l'ICCROM. Le Bureau du directeur général supervise et coordonne toutes les unités afin d'assurer l'utilisation optimale des ressources. L'ICCROM recherche un(e) assistant(e) de bureau pour assurer une variété de tâches administratives courantes et de fonctions d’assistance administrative, contribuant au fonctionnement harmonieux et efficace du Bureau du directeur général et assistant le directeur général selon les besoins.

Principales responsabilités

L'assistant(e) de bureau s'occupera d'une variété de tâches administratives courantes et de fonctions d’assistance administrative, contribuant au fonctionnement harmonieux et efficace du bureau du directeur général et assistant le directeur général selon les besoins. Le poste est basé au siège de l'ICCROM à Rome, en Italie. Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l'assistant(e) de bureau sera chargé(e) des tâches principales suivantes :

Responsable de diverses tâches administratives et opérationnelles nécessaires au bon fonctionnement du Bureau du directeur général.
Rédiger et envoyer divers documents de communication (par exemple des courriels, des lettres, des notes verbales, etc.) conformément aux lignes directrices en matière de procédure et de protocole et au style concernant les communications officielles de l'ICCROM et d'autres documents.
Planifier, programmer et préparer les réunions et les rendez-vous du directeur général, y compris la prise de notes et la rédaction de procès-verbaux ainsi que le suivi des délais, le cas échéant.
Coordonner la collecte de données et d'informations auprès de divers collègues afin de préparer des documents en temps utile pour le directeur général.
Vérifier les documents, les PowerPoint et les autres données en fonction des besoins.
Assister le directeur général dans l'organisation des missions, y compris l'organisation des voyages, les réservations, le traitement des demandes de visas et d'autres tâches administratives afin d'assurer le bon déroulement des déplacements professionnels.
Aider le directeur général à gérer l’accueil de visiteurs extérieurs, y compris les ambassadeurs et les fonctionnaires de haut rang.
Organiser et tenir à jour les dossiers papiers et numériques, effectuer des recherches et diffuser l'information par les moyens les plus appropriés.

Qualifications requises:

Formation

Diplôme dans un domaine en rapport avec les études internationales, dans un domaine connexe, ou expérience professionnelle équivalente.

Expérience professionnelle

Un minimum de quatre (4) années d'expérience professionnelle dans le domaine de l'assistance administrative, du secrétariat et des tâches administratives au sein d'une organisation internationale est requis.
Expérience des tâches d'organisation et de coordination dans un environnement international.

Compétences et connaissances

Capacité à gérer une variété de tâches administratives, de secrétariat et opérationnelles pour soutenir l’organisation.
Bonne connaissance des normes institutionnelles en matière de communication, de documentation et de protocole.
Une bonne connaissance SAP (module de comptabilité) ou de systèmes ERP similaires est un atout.

Compétences

Orientation vers les résultats: rendre compte de l'obtention des résultats convenus au service des orientations et des plans stratégiques, et montrer sa compréhension de la façon dont ils contribuent aux objectifs de l'ICCROM.
Planification et organisation: établir un plan d'action réaliste et systématique pour atteindre les objectifs, déterminer les priorités et allouer les ressources de manière efficace.
Innovation et acceptation du changement: faire preuve d'initiative et de créativité, développer de nouvelles idées et approches et prendre des initiatives, le cas échéant. Chercher en permanence à améliorer ses connaissances, ses compétences et ses méthodes de travail.
Prise de décision: former des jugements solides, fondés sur des preuves, faire des choix, évaluer les risques dans l'exécution d’une tâche etrendre compte des résultats. Assumer la responsabilité de ses paroles et de ses actes, et être fiable constamment.
Établir et entretenir des relations: établir et entretenir des relations en dehors de l'équipe immédiate, des partenariats et des réseaux afin d'atteindre des objectifs communs.

Langues

L'anglais et le français sont les langues de travail de l'ICCROM. La connaissance d'une autre langue est un atout supplémentaire.

Rémunération

Le salaire et les indemnités sont nets d'impôts mais soumis à diverses déductions, telles que la part de l'employé pour l'assurance médicale et la contribution à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations unies. Pour plus de détails, vous pouvez consulter le barème des traitements de la catégorie des services généraux.

Processus de sélection et de recrutement

Envoyer son dossier de candidature complet en anglais au plus tard le 30 novembre 2024 à : recruitment@iccrom.org

Veuillez indiquer le titre du poste (Office Assistant) dans l'objet, et inclure les documents suivants au format PDF :

Lettre de motivation
CV actualisé en anglais
Remplir la fiche d'antécédents personnels (P11)

Les candidatures ne comportant pas l'un des éléments susmentionnés ne seront pas prises en considération. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés dans les deux semaines suivant la date limite, et que les candidats en phase finale de sélection feront l'objet d'une vérification des références sur la base des informations fournies.

L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l'avis de vacance et peut comprendre des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.

L'ICCROM rappelle que le critère prépondérant dans la nomination des membres du personnel est la nécessité de garantir les normes les plus élevées d'efficacité, de compétence technique et d'intégrité. L'ICCROM applique une politique de tolérance zéro à l'égard de toutes les formes de harcèlement. L'ICCROM s'engage à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée ainsi que la parité entre les sexes parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l'ICCROM s'engage à assurer la diversité de son personnel en termes de sexe, de nationalité et de culture.