Titre du poste : Assistant(e) de soutien aux programmes

Type d'emploi : Poste d'employé

Grade : GS-2

Lieu d'affectation : Rome, Italie

Unité : Unité Programmes

Type de contrat : à durée déterminée

Durée : Deux ans (période probatoire de six mois) avec possibilité de prolongation uniquement sous réserve de la disponibilité de contributions volontaires.

Date de clôture : 28-JUL-2024 (11:59 PM CEST Time)

Aperçu des fonctions du poste

Au sein de l'Unité des programmes, nous veillons à ce que les programmes soient pertinents, de haute qualité et qu'ils servent à renforcer les capacités des États membres dans le cadre des orientations stratégiques définies par l'ICCROM. L'ICCROM recherche un assistant de soutien aux programmes pour aider le responsable de l'unité des programmes et d'autres membres de l'unité des programmes et de l'unité des partenariats et de la communication à effectuer des tâches administratives générales qui servent à mettre en œuvre diverses activités, en particulier le nouveau projet Cheminova.

Principales responsabilités

L'assistant(e) de soutien aux programmes travaillera au sein de l'unité des programmes de l'ICCROM et rendra compte au responsable des programmes, sous la direction et la supervision générales du responsable de l'unité des programmes. Le poste est basé au siège de l'ICCROM à Rome, Italie. Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l'assistant(e) de soutien aux programmes sera chargé(e) des tâches suivantes :

  • Fournir une assistance administrative générale à l'unité "Programmes" et à l'unité "Partenariat et communication" pour les activités, en assurant la coordination et le flux d'informations entre les unités et les bureaux.

  • Fournir une assistance pour la planification des activités, des événements et du matériel de communication liés au projet Cheminova, avec un soutien supplémentaire sur les projets de la Commission européenne dans lesquels l'ICCROM est engagé.

  • Assurer la liaison entre les partenaires du projet, le cas échéant, ainsi qu'avec les personnes ressources recrutées pour des activités spécifiques liées au projet. 

  • Assister les titulaires de budget dans la définition, le suivi et les contrôles réguliers du budget afin de fournir des informations actualisées et opportunes pour la gestion du budget et l'établissement de rapports.

  • Traiter les actions liées à l'organisation des déplacements du personnel, des participants et des personnes ressources, le cas échéant.

  • Collaborer avec les collègues de l'administration à la gestion des fonds alloués, des demandes de paiement et d'autres transactions financières.

  • Assurer la liaison avec les collègues des partenariats et de la communication pour la production de matériel promotionnel, les traductions, les concepteurs, les imprimeurs et d'autres services nécessaires à l'unité "Programmes".

  • Travailler en étroite collaboration avec les collègues des TIC pour fournir un soutien technique et logistique afin d'assurer la diffusion des webinaires en ligne de la série de conférences de l'ICCROM et d'autres réunions numériques, le cas échéant.

  • Collaborer, le cas échéant, avec des collègues du bureau régional sur des questions liées au programme et à l'administration, en étroite coordination avec le responsable de l'unité "Programmes".

  • Effectuer d'autres tâches en fonction de la formation et de l'expérience du membre du personnel et des besoins de l'organisation.

Qualifications requises :

  1. Formation
  • Diplôme dans un domaine lié à l'appui administratif, financier, de secrétariat et logistique ou expérience professionnelle équivalente.
  1. Expérience professionnelle
  • Au moins deux (2) années d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine administratif avec des tâches similaires.
  • Maîtrise avérée des procédures administratives et de secrétariat (suivi du budget, organisation de missions, logistique, etc.), de préférence dans une organisation internationale.

  1. Compétences et connaissances
  • Excellente connaissance des principaux systèmes financiers et économiques (systèmes comptables, maîtrise d'Excel, systèmes de reporting) et des procédures.
  • Capacité à travailler avec un éventail de collègues multiculturels et de parties prenantes internationales.
  • Maîtrise avérée de Microsoft Excel et de Microsoft Office en général.
  • La connaissance du portail de financement de la Commission européenne et du système de rapport est un atout.

  1. Compétences

  • Orientation vers les résultats : rendre compte de l'obtention des résultats convenus au service des orientations et des plans stratégiques, et montrer sa compréhension de la façon dont ils contribuent aux objectifs de l'ICCROM.

  • Planification et organisation : établir un plan d'action réaliste et systématique pour atteindre les objectifs, déterminer les priorités et allouer les ressources de manière efficace.

  • Innovation et acceptation du changement : savoir faire preuve d'initiative et de créativité, développer de nouvelles idées et approches et prendre des initiatives, le cas échéant. Chercher en permanence à améliorer ses connaissances, ses compétences et ses méthodes de travail.

  • Prise de décision : former des jugements solides, fondés sur des preuves, faire des choix, évaluer les risques dans l'exécution d’une tâche et rendre compte des résultats. Assumer la responsabilité de ses paroles et de ses actes, et être fiable constamment.

  • Établir et entretenir des relations : établir et entretenir des relations en dehors de l'équipe immédiate, des partenariats et des réseaux afin d'atteindre des objectifs communs.

  1. Langues

  • L'anglais et le français sont les langues de travail de l'ICCROM. La connaissance d'une autre langue est un atout supplémentaire.

Rémunération

Le salaire et les indemnités sont nets d'impôts mais soumis à diverses déductions, telles que la part de l'employé pour l'assurance médicale et la contribution à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations unies. Pour plus de détails, vous pouvez consulter la page Barème des traitements des agents des services généraux en Italie (Révision 98).

Processus de sélection et de recrutement

Envoyer son dossier de candidature complet en anglais au plus tard le 28-JUL-2024 à : recruitment@iccrom.org

Veuillez indiquer le titre du poste (assistant de soutien aux programmes) dans l'objet, et inclure les documents suivants au format PDF :

Les candidatures ne comportant pas l'un des éléments ci-dessus ne seront pas prises en considération. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés dans les deux semaines suivant la date limite, et que les candidats en phase finale de sélection feront l'objet d'une vérification des références sur la base des informations fournies.

L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l'avis de vacance de poste et peut comprendre des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences.

L'ICCROM rappelle que le critère prépondérant dans la nomination des membres du personnel est la nécessité de garantir les normes les plus élevées d'efficacité, de compétence technique et d'intégrité. L'ICCROM applique une politique de tolérance zéro à l'égard de toutes les formes de harcèlement. L'ICCROM s'engage à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée ainsi que la parité entre les sexes parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l'ICCROM s'engage à assurer la diversité de son personnel en termes de sexe, de nationalité et de culture.